Job Accommodation Network
Job Accommodation Network(JAN)は、1983年の設立以来職場での環境整備の概念に関する情報を提供してきました。 さらに、JANは米国障害者法(ADA)が施行された1992年以降、ADAに関する質問にお答えしてきました。 JANのコンサルタントは、環境整備とADAの順守についての実践的な情報を事業主、障害者、リハビリテーション専門家などに提供しています。 長年の経験に基づき、JANのコンサルタントは複雑な環境整備事項を通じて事業主を導くプロセスを開発しました。 合理的な環境整備とADAプロセス(ADA Process)と呼ばれる以下の文書が、このプロセスを説明します。ADAは、15人以上の従業員を雇用する事業主に障害者のための合理的な環境整備を提供することを義務づける複雑な連邦市民権法です。 JANのADA Processにより、事業主は、従業員が環境整備を受ける資格があるかどうかをいかに判断するか、またいったん決定がなされた場合いかに効果的な環境整備を実施し維持するかを理解することができます。 ADA Processは5つのステップから構成され、雇用機会均等委員会(EEOC)の実施ガイダンスおよび関連する判例法への照会を含みます。 5つのステップは以下の通りです: 1)環境整備の要求、2)障害の決定、3)現在のポストでの環境整備、4)配置転換、5)環境整備の維持。
複雑な環境整備事項を通じて事業主をガイドするのに加えて、JANのADA Processは同様に事業主による環境整備への努力を文書化するのをサポートすることができます。 理想的には、殆どの環境整備への努力が成功することが望まれます。 しかし、環境整備への努力がうまくいかず、従業員が環境整備を提供されなかったことを理由に事業主に対する訴訟を起こした場合、事業主が誠実な努力を行ったという証拠により、事業主に対する潜在的損害を軽減することができます。 JANのADAプロセスなどの公式な環境整備プロセスは、事業主による環境整備の文書化を促進することができるでしょう。。
ステップ1: 環境整備の要求
ADAのプロセスは、応募プロセス期間中または雇用期間中いつでも行うことができる環境整備の要求から始まります。 通常、従業員は事業主に、応募プロセスへの参加、仕事の基本的機能の遂行、または雇用の平等な便益と権利の享受のためには環境整備が必要であることを知らせなければなりません。 事業主は、環境整備の必要性を知らされない限り、環境整備の提供を義務付けられることはありません。 以下の質問は環境整備の要求に関連する事項を討議します。
検討すべき質問
環境整備の要求は何から構成されているのですか?
ADAの下では、個人が環境整備を要求するのに使用しなければならない特定の用紙や条件はありません。 EEOCによれば、個人はADAを述べること、または口頭または書面での要求において合理的な環境整備との表現をすることを義務付けられてはおりません; すなわち、個人は医学的な状態のために調整または変更が必要であることを事業主に知らせることだけが必要です。 裁判所の見解はおおむねEEOCに一致しています。
いったん環境整備の要求が受理されれば、事業主はこの要求に迅速に対処しなければなりません。 ADAは環境整備の要求に対処する特定の方法を規定していませんが、EEOCの細則は適切で合理的な環境整備を決定しようとする場合、「（事業主が）適格障害者と非公式な対話式プロセスを開始することが必要な場合がある」と述べています。裁判所の多くは、対話式のプロセスは、選択と言うよりはむしろ必須であり、ADAに基づく義務であると判断しています。 従って、環境整備を処理する場合、事業主は要求を行った従業員と協議し、従業員をプロセスに組み込まなければなりません。
事業主は、環境整備要求用紙、環境整備要求を処理するための書面による手続き、要求に対応する予定表などを含む公式な環境整備プロセスを実施しても構いません。 公式なプロセスにより、環境整備の要求がいったん行われれば何が期待できるについて、従業員の理解を助けることができます。 さらに、公式なプロセスは、環境整備要求に対応する場合に整合性を保つのをサポートすることにより、また環境整備に対する事業主の誠意ある努力の文書を提供することにより事業主にメリットを与えることができます。 公式な環境整備プロセスの例については、下記を参照してください。EEOC Procedures for Providing Reasonable Accommodation for Individuals with Disabilities at http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation_procedures_eeoc.html.
障害が明白でない従業員にとっては、環境整備の要求は事業主に対する初めての開示である可能性があります。 従業員は、社会が障害者について抱く俗説、不安、および固定概念のために障害を開示することについて懸念を抱いている可能性があります。 事業主は、環境整備の要求が考慮されるだろうことを従業員に約束する、事業主が次に行うステップを協議する、および全ての医療情報が機密扱いされる、といった事項を保証することで、開示に関連する懸念の一部を軽減できる可能性があります。
いったん環境整備要求が受理されれば、事業主はステップ2: 障害の決定に進むことができます。
ステップ2: 障害の決定
環境整備要求が受理された後、次のステップは当該従業員が環境整備を受ける資格があるかどうかを判断することであります。 ADAは、事業主が障害者に環境整備をすることを求めているだけですので、事業主の多くは環境整備を求めている従業員がADAの定義する障害を持っているかどうかを判断するのに役立つ医療書類を必要とします。 以下の質問はある個人が障害を持っているかどうかを判断するのに関わる情報を提供しています。 あるいは、一部の事業主は、公式な障害の決定をしなくとも従業員に環境整備を提供することを望みます。 これらの事業主はステップ3: 現在のポストでの環境整備まで進んでください。
検討すべき質問
ADAは、障害の定義について3つのポイントを掲載しています。 ADAの下で、以下の条件を満たしたある個人は障害を持っていることになります。すなわち、1)実質的に複数の主要な日常生活活動を制限する身体的または精神的な障害、2)かかる障害の記録を持っていること、3)かかる障害を有していると見なされること。 ある個人が障害の定義を満たすかどうかをどのように判断するかについての議論の詳細については、以下を参照してください.How to Determine Whether a Person has a Disability under the Americans with Disabilities Act(ADA)at http://www.jan.wvu.edu/corner/vol02iss04.htm。
障害が明白でない場合、事業主は環境整備を求めている個人が障害を有しているかどうかを判断するために、限定された医療書類を要求することができます。 EEOCによれば、事業主は当該個人に「その障害と機能上の制限についての合理的な書類を求めることができます。 事業主は、ある個人が合理的な環境整備が必要な適用範囲の障害を持っていることを知る権利があります。」 事業主は同様に環境整備のニーズを文書化し、また適切な環境整備を判断するのに役立てるための情報を要求することができます。 ほとんどの場合、それらの資料は従業員が障害を持っているかどうか、あるいは環境整備が必要かどうかを判断するためとは無関係な情報を開示する可能性があるため、事業主は完全な医療記録を求めることができません。
EEOCによれば、資料が「従業員の障害の性質、重症度、期間、障害が制限する行動または活動、および障害により従業員の行動または活動能力が制限される程度を説明している」場合は、ADAの適用を構築する目的のために十分としています。 事業主は、医療書類は適切なヘルスケア提供者またはリハビリテーション専門家から発行されることを要求することができます。
より詳細な情報および医療質問用紙のサンプルについては、下記を参照してください.Medical Inquiry in Response to an Accommodation Request at http://www.jan.wvu.edu/media/medical.htm。
EEOCによれば、定義の第1または第2のポイントのどちらか一方に該当する従業員は、ADAの下で環境整備を受ける資格があります。 第2のポイント(障害の記録)に該当する従業員に関わる環境整備の例としては、寛解期の癌を持つ従業員のフォローアップ治療のための休暇、元アルコール依存症患者がAA会議に出席するための柔軟なスケジューリング、および薬物療法のため疲労が引き起こされている精神障害を持つ従業員のための休憩時間、などが挙げられます。
ADAの下では、医療情報は別個の機密医療記録として一般的な人事ファイルとは分離されなければなりません。 医療情報を利用できる人は以下のように制限されます:
監督者と管理者は、従業員の職務またはポスト上の必要な制限および必要な環境整備について知ることができます。
いったん従業員が障害の定義を満たしていることが決定されれば、事業主はステップ3: 現在のポストでの環境整備に進むことができます。 従業員が定義に該当しないと事業主が決定した場合、事業主はその旨従業員に通知しなければなりません。
ステップ3: 現在のポストでの環境整備
いったん事業主が従業員は環境整備の資格ありと決定すれば、次のステップは有効な環境整備の選択をしようと試みることであります。 環境整備は職務や職場環境など対する調整であり、適格障害者が環境整備の適用プロセスを完了して、基本的な職務機能を遂行し、雇用の利益と恩恵に対するアクセスを等しく享受できるように一般的に行われるものです。 以下の質問は、従業員の現在のポストでの環境整備を判断するのに関連する情報を提供し、いくつかの複雑な環境整備事項を検討します。
検討すべき質問
事業主は、障害を持つ従業員が環境整備を求めた時点で保持していたポストで環境整備を提供するよう、努めなければなりません(但し、従業員が配置転換を求めた場合はその限りではありません)。 EEOCによれば、「配置転換は合理的な環境整備の最後の手段であり、以下のことが判断された場合にのみ求められます: (1) 従業員が現在のポストの基本的機能を遂行できる有効な環境整備を受けられないこと、または(2)全てのその他の合理的な環境整備が過度な負担を強いるだろうこと。 しかし、事業主と従業員双方が、配置転換は何らかの形での合理的な環境整備を受けた状態で現在のポストに留まることよりも望ましいことであると自主的に合意した場合は、事業主は従業員を配置転換することができます。」
有効な環境整備の選択肢を決定しようと試みる場合、最良の出発点は環境整備を求めた従業員と一緒に考えることであります。 多くの場合、従業員はどんな環境整備が必要であるかを知っています。 従業員が有効な環境整備を提言できない場合、事業主は環境整備のアイディアを開発するためにJANの環境整備プロセスを使用することができます。 さらに、事業主はアイディアを求めJANなどの外部の情報源に連絡を取る必要があるかもしれません。 環境整備のプロセスに関するより詳細な情報に関しては、下記を参照してください:
http://www.jan.wvu.edu/media/JobAccommodationProcess.html
EEOCによれば、事業主は、選択した環境整備が有効である限りは、合理的な環境整備の中から選択することができます。 2種類の合理的な環境整備が可能であり、1つはもう1つのものより費用が余計にかかるか負担が多い場合、事業主はそれが有効である限りは、費用または負担が少ない環境整備を選択することができます。 この状況において、事業主は費用が余計にかかること、またはより困難な環境整備を提供することは過度の負担であることを示す必要はありません。 EEOCは、複数の環境整備が有効である場合、障害を持つ従業員の選好が第一に考慮されるべきであると提言しています。 しかし、事業主は有効な環境整備の中からの選択について、最終的な決定権を有しています。
EEOCによれば、「事業主は、合理的な環境整備で過度の負担のないものとして要請された場合、その他の従業員に提示していないとしても、勤務表の修正またはパートタイム勤務表を提示しなければなりません」と述べています。 しかし、ADAは事業主に新規の仕事の創出または生産性基準の軽減を求めてはいませんので、事業主は常勤の仕事をパートタイムに恒久的に変更する必要はありません。
駐車場は雇用の便益と考えられています。 事業主が従業員一般のために駐車場を提供している場合、事業主は障害を持つ従業員が当該駐車場に平等なアクセスができるよう環境整備を提供しなければなりません。 事業主が考慮する必要があるかもしれない環境整備の例として、従業員駐車場での貸し切り駐車スペース、車椅子でアクセスできる駐車スペース、出口に近い事務所、または駐車ニーズを満たすことができない場合は在宅勤務、などが挙げられます。 事業主は、従業員が本来駐車する資格のない来客者用駐車場または上級経営者用に確保された駐車場などの駐車場に、当該従業員を駐車させる必要はありません。
EEOCの非公式なガイダンスによれば、人的な付き添い介護は個人的なニーズと見なされますので、事業主は通常、障害を持つ従業員のために人的な付き添い介護を提供する必要はありません。 しかし、事業主は業務上の旅行に関わる人的な付き添い介護のための追加費用を支払う責任があります。
ADAは事業主が、障害を持つ従業員に環境整備を提供するために、過度な負担となる時点まで誠意ある努力をするよう求めています。 一般論として、過度な負担とは、重大な困難または費用をもたらす行動と定義されています。 しかし、誠意ある努力が過度な負担となる場合を判断するのに、決まったやり方はありません。 EEOCによれば、過度な負担の主張はケースバイケースの原則で行われなければなりません。 事業主が有効な環境整備を見つけようとしたがうまく行かなかった場合、事業主はその努力を文書化し、事業主が考え付かなかったようなアイディアを従業員が持っているかどうかを判断するために最後にもう一度だけ従業員と協議しなければなりません。
事業主には、従業員が環境整備を受けていることを開示することを含み、従業員の医療情報の機密性を守る義務があります。 しかし、同僚はしばしばある従業員がその他の従業員が受けていないものをなぜ受けているか不思議に感じています。 この問題に対処するために、この問題に対処するために、EEOCは事業主が「合理的な業務上の理由のため、または連邦法を順守するために行っていると説明する」ことを提案しています。さらに、事業主は、従業員が一般的な環境整備についてより多くの知識を持つようにするため、障害とADA認識訓練を行っても構いません。
環境整備が現在のポストで行うことができれば、事業主は当該環境整備を実施し、ステップ5: 環境整備の維持に進んでください。
従業員が、元のポストで合理的に環境整備を受けることができない場合、事業主はステップ4: 配置転換に進まなければなりません。
ステップ4: 配置転換
事業主が現在のポストで環境整備を提供できない場合、または障害を持つ従業員が環境整備として配置転換を具体的に求めた場合、事業主は当該従業員を空席のポストに配置するよう努めなければなりません。 以下の質問は、ADAに基づく環境整備として配置転換に関連する情報を提供しています。
検討すべき質問
ADAは、障害を持つ従業員を配置転換する場合、事業主が新たなポストを作り出すこと、またはその他の従業員から仕事を取り上げることを義務付けてはおりません。 しかし、事業主がそのように選択する場合、新たなポストを創出し、またはその他の従業員に障害を持つ従業員と仕事を変更するよう頼むのは自由です; すなわち、事業主はADAの要求を超えて行動したことを理由に罰金を科されることはありません。
EEOCによれば、ADAの下での環境整備として従業員を配置転換する場合、事業主は従業員にポストを競うよう要求してはなりません。 EEOC実施ガイダンスは、以下のように述べています。「（再）配置転換とは、従業員がそのポストに適格である場合、空席のポストを得ることを意味しています。そうでなければ、（再）配置転換はほとんど価値がないだろうし、議会が意図したようには実施されないでしょう。」
EEOCでは以下のように述べています。「事業主は、従業員があるポストに関し適格である場合、給料、地位、またはその他の関連する要素(例えば、便益、地理学上の場所)から見て同等な空席のポストに当該従業員を配置転換しなければなりません。 空席の同等のポストがない場合、事業主は当該従業員を適格なポストより一段低い空席のポストに配置転換しなければなりません。 従業員が適格なポストに複数の空席があると仮定すれば、事業主は給料、地位などから見て従業員の現在のポストに最も近いポストに当該従業員を配置転換しなければなりません。 どのポストが最も近いか明白でない場合は、事業主は当該従業員が配置転換されるポストを決定する前に、当該従業員の選好について従業員と協議しなければなりません。 配置転換は、従業員を昇進させることは含んでおりません。 従って、従業員は、昇格を構成する空席のポストを競争により確保しなければなりません。」
EEOCによれば、事業主は環境整備として配置転換される従業員の給料と便益を削減することができます(但し、事業主が障害のない従業員を一段低いポストに移動し元の給料と便益を維持する場合はその限りではありません)。
配置転換が有効な環境整備のソリューションである場合、適切なポストを特定し、当該従業員を移動し、新しいポストを遂行するのに必要な環境整備を提供してください。 新しいポストを遂行するのに環境整備が必要でない場合、ステップ5: 環境整備の維持に進んでください。
ステップ5: 環境整備の維持
いったん環境整備が実施されれば、その有効性を確実にし、または現在の環境整備のニーズを変更するような変化が生じたかどうかを判断するために当該環境整備をモニターすることが必要となる場合があります。 事業主は、従業員が環境整備のニーズにおける変化を報告することが分るように、および従業員の環境整備が機能していることを確認するために事業主が従業員の環境整備をチェックしていることが分るように、環境整備を受けている従業員と環境整備の維持を協議しなければなりません。 以下の質問は、環境整備を維持することに関係した情報を提供しています。
検討すべき質問
事業主は、有効な環境整備が提供され、維持されることを確実にすることについて責任があります。 従って事業主は、従業員の監督者、管理者、または人事問題の専門家など、環境整備の有効性をモニターすることに関して責任を有する誰かを任命しても構いません。
事業主は、環境整備が有効であることを確実にするのに必要な頻度で環境整備をモニターしなければなりません。 時間枠は、状況と提供される環境整備の種類により変化することもあります。 例えば、従業員の医療条件が変化することが考えられず、また環境整備が機能している場合、環境整備は頻繁ではなく時々モニターされても構いません。 他方、従業員の状態が頻繁に変化し、または当該環境整備が有効かどうか明白でない場合、当該環境整備はより頻繁にモニターされなければなりません。 事業主は、環境整備を受けている従業員と環境整備の維持を協議し、当該環境整備がどの程度の頻度でモニターされるべきかを判断しても構いません。
事業主は、「業務上および業務の必要性と一致」しない限り、医療調査を行うことはできません。医療調査におけるこの制約は、環境整備の維持を含む環境整備プロセスの全ての局面に適用されます。 従って、環境整備をモニターする場合、事業主は医療調査を行ない、または正当化されない限り最新の医療文書を求めてはなりません。
EEOCによれば、従業員は特定の環境整備を永遠に保証されている訳ではありません。
事業主は、環境整備を不要にする従業員の障害の変化、または環境整備が事業主に対する過度な負担を引き起こす就労環境での要素の変化などの、様々な理由のために環境整備を修正、または提供を停止することができます。情報資源
Job Accommodation Network
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Fax: (202)693-7888
infoODEP@dol.gov
http://www.dol.gov/odep/welcome.html米国平等雇用機会委員会 (EEOC)
1801 L Street, N.W.
Washington、D.C. 20507
800-669-4000
800-669-6820 (テレタイプライター)
http://www.eeoc.gov/Disability and Business Technical Assistance Centers(DBTACs)
10 Regional Centers
800-949-4232 (V/TTY)
http://www.adata.org/dbtac.html