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1990年のアメリカ障害者法では雇用主に、過度の負担(費用がかかりすぎる、高価すぎる、大規模すぎる、過度に邪魔になる)を伴わない限り、基準を満たした従業員や雇用希望者に合理的な環境整備を行うことを義務付けています。 一般に、採用過程への参加、必要な職務機能の実行、または雇用の恩恵と利益の享受のために環境整備が必要であれば、障害をもつ雇用希望者や従業員は、雇用主に環境整備の必要性を知らせる義務が生じます。 もしその必要性を知らないのであれば、雇用主は環境整備を行う必要はありません。
障害者法の執行を所管する連邦機関である雇用機会均等委員会(Equal Employment Opportunity Commission、EEOC)によれば、環境整備の要求を書面にする必要はありません。 しかし、環境整備をするかしないか、あるいはいつするか、といった点で論議が起こるような事態であれば、障害のある人にとって環境整備要求を文書にすることは有効な手段である、と提案しています。 環境整備要求を文書にする方法の1つは、要求を書き起こすことです。
アメリカ障害者法には、合理的な環境整備要求のガイドや形式は記載されていません。 ですが、組織内で形式を作った雇用主もおり、そうした場合は従業員はその形式を用いて環境整備要求を行うべきです。 また、それを用いなくても障害を持つ人は効果的な方法をとることができます; アメリカ障害法は特定の言語や形式を指定していないからです。 以下の情報は環境整備要求文書の一例です。 以下の情報は、指針としての使用を意図したもので、法的な助言ではないことに注意してください。 法的助言が必要ならば、法務官庁に連絡してください。
ADAと合理的環境整備についてさらに情報が必要な場合は、JANのフリーコール800-ADA-WORK(V/TTY)、またはウエブサイト(http://www.jan.wvu.edu.)をご利用ください。
環境整備要求文書の例
以下に、環境整備文書に書くべきことの例を示します。この例は法的な助言を意図したものではありません。
文書の作成日
申請者の名前
申請者の住所雇用主の名前
雇用主の住所拝啓(例えば、上司、管理職、人事などに宛てる)
手紙の本文で書く内容:
自分が障害者であることを確認する
敬具
署名
名前を印刷同送：適任者