新木 義之
会場部としては2004年1月7日1回目の会場下見から始まりました。1回目の会場下見では、会場担当者の説明と会場の大きさ、コンセントの位置、おおよその収容人数等の確認を行いました。5月27日の会場担当者会合では一回日の下見をふまえ、各会場担当者の確認、発表主要機材の検討、スタッフの役割等の打合わせを行いました。
6月29日の2回目の会場下見では各会場責任者が各会場の演台や係の机の位置、椅子の配置、スクリーンの大きさ、PC等の位置の確認を行いました。
7月13日の会場担当者会合ではシンポジウムや一般演題の発表形式の決定、各会場の問題点等の話し合いを行いました。8月20日の会場責任者会合では運営マニュアル作りにあたり統一マニュアル作りのための詳細取り決めを話し合いました。
9月2日の会場最終下見および打合わせでは、学会本番を想定した各会場の詳細な確認を行いました。
学会前日準備では各会場担当者は、机や椅子の搬入および配置、垂幕やポスターの掲示、マイク等の設置、PCの映写テスト等で忙しく駆け回っていました。当方も発表会場外の会場設営のため会員外企画の方の手を借り汗を流しました。
学会当日は朝から畝傍御陵前駅に学会参加者が沢山来ていただけることを願って会場案内板の掲示を終え
会場で待っていますと順調な出足となりほっとしました。各会場では小さなトラブルは少しはあったものの、ほぼ順調に進行しました。これも会場責任者間の連絡が密に行われ細かい打合わせが出来ていたことと、当日の実務委員の方々の努力によるものと思います。連絡メールは40通あまりにも達していました。
終了してからの各会場の問題点として、会場間で収容人数に差があった為、一部の会場で学会参加者が会場内に入れなかったことがあり、会場の割り振りを演題数等を考慮して考える必要があるのではとの声もあり、また一般演題とシンポジウムが別々の会場だった為迷う方がおられ、同一部門同一会場で行って欲しいとの要望もありました。しかし、会場部としては成功裡に終わったと思います。
大きなトラブルも無く無事終了しましたことは、各会場責任者、会場担当実務委員を引き受けて頂いた皆様の努力おかげであると思います。実務に携わって頂いたすべての皆様に心より感謝いたします。